Chargé d'Accueil et de Gestion Administrative H/F - Mairie

35 H - POSTE A POUVOIR SUR LA COMMUNE DE NOTH (23h) ET LE SYNDICAT DE LA FOT (12h)
3 MOIS RENOUVABLE EN FONCTION DE LA DUREE DE CONGES DE L'AGENT
Poste vacant suite à congés maternité de l'agent d'accueil et de gestion administrative.
POUR LA MAIRIE :
- Gestion de l'Agence Postale Communale
- Accueil physique : informer et orienter les administrés
- Accueil téléphonique : renseigner, transmettre
- Gestion du courrier papier : enregistrement via le logiciel. Selon l'objet du courrier répondre, transférer, archiver
- Gestion du courrier électronique : selon l'objet du message répondre, transférer, archiver
- Rédaction de documents administratifs : arrêtés de voirie et d'autorisation de débit de boissons
- Rédaction de courriers divers
- Gestion des inscriptions école-cantine-garderie
- Facturation et émission des titres de la cantine et de la garderie
- Gestion des locations de la Salle Polyvalente
- Gestion de l'Etat Civil selon la réglementation en vigueur : dresser les actes d'Etat Civil (notamment mariage, pacs, reconnaissance, décès) et les délivrer, les registres. Rédaction de tout courrier relatif à ce domaine.
- Enregistrement des mouvements des listes électorales conformément au code électoral et rédaction des courriers correspondants (en collaboration avec la secrétaire de Mairie), recensement militaire, attestation d'accueil temporaire
- Gestion de la communication sur le site Internet, sur Panneau Pocket et Facebook
- Suivi des tableaux de bord (carburants)
- Participation aux opérations de logistique de la collectivité (mise sous pli, classement...)
- Dossiers d'aide sociale

POUR LE SYNDICAT MIXTE DE LA FOT:
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des usagers et répondre aux demandes de renseignements
- Préparer les réunions du Conseil Syndical, participer aux réunions et rédiger les comptes rendus
- Rédiger les actes administratifs : délibérations, arrêtés.
- Rédiger les courriers aux différents partenaires
- Assurer le classement et l'archivage des différents documents
- Assurer la gestion de la régie liée à la vente de cartes de pêche
- Assurer le suivi des factures
- Assurer le suivi des encaissements (vente de bois, fermage, .)
- Etablir les bulletins de paye
- Participer à l'élaboration du budget avec les élus
- Organiser et participer aux journées organisées dans le cadre de la pêche de l'Etang de la Cazine

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Environnement administratif, institutionnel et politique,Techniques de secrétariat,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Corriger et mettre en forme un document,Diffuser une information, une publication,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Utiliser les outils numériques,Comptabilité publique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique