Les missions du poste
Premier point de contact entre la collectivité et les usagers, l'agent d'accueil a pour mission d'assurer un accueil de qualité, qu'il soit physique ou téléphonique. Il/Elle véhicule l'image de la mairie et facilite l'accès des citoyens aux services publics en les orientant et en les accompagnant dans leurs démarches de premier niveau. Sa mission est essentielle pour garantir la fluidité de l'information et la satisfaction des administrés.
Positionnement dans l'organigramme :
Rattachement hiérarchique : Placé sous l'autorité du Maire / Secrétaire de Mairie.
Relations internes : Lien constant avec l'ensemble des services de la mairie pour la transmission des demandes et des dossiers.
Relations externes : Interlocuteur privilégié du public (administrés, nouveaux arrivants), des partenaires de la collectivité et des services de livraison.
Missions principales d'accueil :
Accueil physique : Recevoir, identifier les demandes et orienter le public vers les services compétents.
Accueil téléphonique : Gérer le standard, prendre les messages, transférer les appels et fournir les renseignements de premier niveau.
Information du public : Diffuser la documentation (brochures, formulaires), gérer l'affichage municipal officiel et mettre à jour les informations en libre accès.
Missions de gestion administrative :
Gestion du courrier : Réception, enregistrement (arrivée/départ), tri et distribution du courrier postal et des courriels génériques de la mairie.
Aide aux démarches : Aide à la complétude des formulaires simples (demandes de badges, inscriptions diverses, duplicatas).
Logistique : Gestion du planning de réservation des salles communales ou du matériel (selon l'organisation de la mairie).
Secrétariat léger : Travaux de dactylographie, photocopies, mise sous pli et archivage de documents.
Conditions d'exercice et sujétions particulières :
Horaires : Horaires fixes correspondant aux heures d'ouverture de la mairie au public.
Contraintes : Exposition constante au public (gestion des flux, parfois gestion de l'agressivité ou de l'urgence). Travail assis prolongé devant écran.
Obligations : Devoir de réserve et discrétion absolue sur les situations personnelles rencontrées.
Le profil recherché
Qualifications requises :
L'agent devra justifier d'une expérience équivalente.
Maîtrise des outils informatiques de base (Pack Office).
Compétences (Savoirs et Savoir-faire) :
Communication : Savoir s'exprimer clairement, adapter son langage à l'interlocuteur et pratiquer l'écoute active.
Techniques d'accueil : Maîtriser les techniques de régulation des flux et de gestion des conflits au guichet ou au téléphone.
Connaissance de la collectivité : Connaître l'organisation des services, les compétences de la mairie et les principaux partenaires (CPAM, CAF, Préfecture) pour orienter efficacement.
Bureautique : Savoir utiliser les logiciels de messagerie, de traitement de texte et de gestion de planning.
Savoir être :
Être le garant de l'image de la collectivité.
Sens du service public : Faire preuve de courtoisie, de patience et de diplomatie en toutes circonstances.
Réactivité : Capacité à traiter plusieurs demandes simultanément avec calme.
Discrétion : Respecter strictement la confidentialité des échanges et le secret professionnel.
Compétences requises
- Traitement du courrier
- Permanence téléphonique