Agent Administratif - Mairie de Velles H/F - Communes

Sous l'autorité directe du Maire, le/la secrétaire de mairie est le pivot de l'administration communale. Sa mission principale est d'assurer le fonctionnement administratif, juridique et budgétaire de la collectivité. Véritable collaborateur de proximité des élus, il/elle prépare et met en oeuvre les décisions municipales, tout en étant l'interlocuteur privilégié des administrés et des partenaires institutionnels (Préfecture, Trésorerie, EPCI).

Positionnement dans l'organigramme :

Rattachement hiérarchique : Sous la responsabilité directe de l'autorité territoriale (Monsieur le Maire).

Relations internes : Collaboration constante avec les élus, coordination avec les agents techniques et scolaires.

Relations externes : Accueil du public, liens avec les services de l'État, les notaires, les fournisseurs et les entreprises.

Missions principales :

Accueil et État civil : Accueil physique et téléphonique, gestion des actes d'état civil (naissance, mariage, décès), tenue des registres, gestion du cimetière et des listes électorales.

Gestion administrative et secrétariat : Préparation, rédaction et suivi des délibérations du Conseil Municipal, rédaction des arrêtés municipaux, gestion du courrier et des archives.

Comptabilité et budget : Préparation du budget, engagement des dépenses, mandatement, émission des titres de recettes, suivi de la facturation et des paies.

Urbanisme de premier niveau : Accueil des pétitionnaires, réception des dossiers (DP, CU, Permis de construire), vérification des pièces et transmission aux services instructeurs.

Élections : Organisation matérielle des scrutins, mise à jour du fichier électoral.

Conditions d'exercice et sujétions particulières :

Rythme : Disponibilité nécessaire pour assister aux séances du Conseil Municipal (pouvant avoir lieu en soirée).

Responsabilité : Devoir de réserve et discrétion professionnelle absolue concernant les dossiers personnels et la vie de la commune.

Autonomie : Grande autonomie dans l'organisation du travail quotidien.

Qualifications requises :

Grade d'Adjoint Administratif (Catégorie C).

Formation en gestion administrative ou expérience similaire en secrétariat de mairie souhaitée.

Permis B conseillé pour les déplacements éventuels en préfecture ou trésorerie.

Compétences (Savoirs et Savoir-faire) :

Connaissances administratives : Maîtrise des procédures réglementaires (état civil, urbanisme, élections).

Comptabilité publique : Maîtrise des règles de la comptabilité territoriale (nomenclature M57).

Outils informatiques : Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel) et capacité à utiliser les logiciels métiers (Berger-Levrault, JVS, Magnus ou autres).

Qualités rédactionnelles : Maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe pour la rédaction des actes officiels.

Savoir-être (Compétences comportementales) :

Polyvalence et réactivité : Savoir gérer les priorités et s'adapter aux sollicitations multiples.

Sens du service public : Diplomatie, écoute et courtoisie envers les usagers.

Rigueur et organisation : Capacité à travailler seul et à respecter les échéances légales obligatoires.

Loyauté : Relation de confiance étroite avec l'exécutif local.