Secrétaire du Maire et des Élus - Mairie de Valencay H/F - Communes

- Secrétariat général
- Secrétariat des élus
- Accueil physique
- Accueil téléphonique
- Archives

1/ Secrétariat général (maire et DGS)
- Rédaction et frappe de courriers, arrêtés
- Suivi du conseil municipal
- Tenue des registres de délibérations, décisions et arrêtés
- Rédaction et frappe des arrêtés de voirie, de circulation, de stationnement...
- Classement
- Suivi et commandes des fournitures administratives de bureau
- Mise à jour du panneau d'informations

2/ Secrétariat des élus
- Frappe de courriers, comptes-rendus, discours,
- CCAS :
o Voyage de juin pour les résidents de 70 ans et plus (courriers de réservation auprès des différents partenaires)
o Commandes à établir par courrier pour les colis de fin d'année, cartes de voeux, ...

3/ Communication
- Mise à jour du site Internet, de la page Facebook, du site Panneau Pocket
- Elaboration de tous supports de communication
- Revue de presse
- Mise en forme du bulletin municipal

4/ Accueil physique
- Accueil physique du public (CNI, état civil, titres de séjour, inscriptions sur la liste électorale...)
- Constitution dossier passeport et saisie sur station biométrique
- Préparation des actes de décès, reconnaissances, mariages
- Inscriptions scolaires
- Recensement militaire
- Dossiers d'aide sociale

5/ Accueil téléphonique
- Accueil téléphonique (orientation et diffusion des appels, renseignements de premier niveau...)

6/ Archives
- Tri et élimination des archives selon le plan d'archivage
- Mise en dépôt des documents d'archives
- Catalogage des données
- Gestion du fonds d'archives

Savoirs :
- Connaissance de l'organisation de la commune de Valençay
- Connaissance du fonctionnement du standard téléphonique
- Connaissances en informatique et bureautique

- Etre capable de rédiger une lettre, une note ou un arrêté,
- Etre capable de suivre les dossiers du secrétariat,

Savoir être :
- Etre rigoureuse dans le suivi des dossiers
- Développer des qualités d'écoute du public, d'empathie
- Savoir rester patiente et gérer les "situations de crise"

• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique