Secrétaire Médicale Service Cardiologie H/F - 36

Statut : Titulaire/CDI/CDD Catégorie :B

Organisation du travail :

- Poste à temps plein

- Horaires : 9h-17h

- Repos fixe

- Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l'organisation du service

Lieu de travail : Pôle Ville Hôpital - Service cardiologie Déplacements liés à la fonction : oui non

Suppléance (le cas échéant) : non

Position dans la structure - Relations hiérarchiques

- Direction des Ressources Humaines

- Cadres de pôle

- Cadre de santé de proximité

Position dans la structure - Relations fonctionnelles

- Equipe médicale, paramédicale du service et des services de l'établissements

- Prestataire interne à l'institution

- Prestataire externe à l'institution

Missions du service

Le service de cardiologie a pour mission principale le diagnostic, le traitement, le suivi et la prévention des pathologies cardiovasculaires. Il prend en charge des patients à différents stades de gravité, allant des urgences vitales aux soins de réadaptation.

Missions spécifiques du poste

- Missions principales

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et répondre aux besoins des demandeurs

- Participer à la gestion administrative et informatique des dossiers de consultations et d'hospitalisation

- Gérer les dossiers des patients

- Classer les divers documents

- Enregistrer les entrées et les sorties

- Sortir les dossiers médicaux

- Missions spécifiques en lien avec la qualité

- Prendre connaissance et appliquer les procédures et les vigilances

- S'impliquer dans les projets du service et de la direction

- Déclaration des EI

- Autres missions spécifiques

- Collaborer avec les agents du P.A.E.

- Saisir les R.U.M.

- Programmer les bilans

- Effectuer les travaux de dactylographie (courriers, comptes-rendus d'hospitalisation et de consultation...) dans les délais règlementaires

-Fonction d'encadrementFormer et encadrer les stagiaires et le personnel affecté au secrétariat du service
Activités

- Accueil physique et téléphonique des patients, des familles

- Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité

- Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation, de réunions, visites,

conférences et événements...)

- Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation,

hospitalisation, chirurgie, examens...)

- Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles

- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

- Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)

- Tenue à jour du dossier patient

- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement,

diffusion, archivage)

- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance

- Activité en lien avec la qualité : déclaration des EI.

Risques professionnels

- Risques psychosociaux : stress lié à la charge de travail, et aux situations complexes de soins.

- Risques de troubles musculosquelettiques (TMS) : liés au travail sur les écrans et à l'archivage (port des dossiers de soins

- Risque de troubles visuels

V1-février 2025

Compétences

(Issues du répertoire des métiers de la FPH)

-Savoir faireAccueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites

Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles

Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

- Savoir être

Maîtriser la langue française (orthographe, grammaire, conjugaison...) Savoir adapter son langage en fonction de l'interlocuteur

Avoir une facilité de mémorisation Analyser les situations et l'urgence, Avoir le sens des responsabilités

Etre capable de gérer son temps par rapport à la charge de travail Avoir le sens de l'organisation

Etre rigoureux et dynamique

Etre rapide et efficace à la réalisation des tâches demandées Comprendre et transmettre le message

Respecter le secret professionnel

Avoir le sens de l'accueil et du service public Avoir une bonne présentation

Etre courtois et diplomate

S'avoir s'exprimer, écouter, et rester discret Etre disponible

Conditions d'accès au poste

- Diplôme requis :

- Bac science médico-sociale

- Bac spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

- Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée :

- Connaissance de la bureautique

- Connaissance de l'environnement médical