Agent Administratif à la Direction des Affaires Médicales H/F - Centre Hospitalier Châteauroux-Le Blanc

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Description du métier
- Gestion de la formation médicale continue
- Secrétariat de direction, réception téléphonique et mail, prise de rendez-vous, rédaction de courriers
- Gestion des instances médicales
- Plannings de garde et permanence des soins

Missions du service

Gestion des ressources humaines médicales - 250 praticiens titulaires ou en formation
- Gestion statutaire et administrative des praticiens : suivi des carrières, recrutements, nominations, avancements, renouvellements de contrats, gestion des absences (congés, arrêts maladie, etc.).
- Organisation du temps médical : élaboration et suivi des plannings, tableaux de service, permanence des soins, gardes et astreintes, en lien avec les chefs de pôle et chefs de service.
- Gestion des recrutements médicaux : identification des besoins en effectifs, publication des offres, relation avec les candidats, gestion des commissions de recrutement, rédaction et signature des contrats.
- Suivi de la formation médicale continue : recueil des besoins, planification des actions de formation, suivi budgétaire et administratif (DPC, financements, etc.).
- Appui au pilotage médical : participation à l'élaboration du projet médical, suivi des indicateurs d'activité médicale, appui aux travaux de la CME et autres instances médicales.
- Veille réglementaire et application des textes relatifs à la fonction publique hospitalière et aux statuts des personnels médicaux.
- Interface entre la direction générale, les professionnels médicaux et les instances (CME, ARS, CNG, etc.), garantissant un dialogue fluide et conforme aux règles en vigueur.


Missions spécifiques du poste

· Missions principales
Gestion de la formation
o Assurer l'enregistrement et la mise à jour des congés formation dans les tableaux de suivi dédiés.
o Rédiger et transmettre les demandes de prise en charge des frais de formation auprès des organismes compétents.
o Effectuer le contrôle des justificatifs et des frais engagés dans le cadre des formations, et procéder à la mise en paiement en lien avec le service financier.
o Mettre à jour régulièrement les tableaux de suivi de la formation, permettant un pilotage précis de l'activité.
o Gérer le paiement des factures adressées par les organismes de formation, en lien avec le service comptable et dans le respect des délais.

Secrétariat
o Assurer l'accueil téléphonique : réception et transmission des appels, prise de messages.
o Gérer le tri et la répartition du courrier entrant et sortant.
o Organiser les plannings et assurer la prise de rendez-vous selon les priorités définies.
o Effectuer la réservation de véhicules pour les déplacements professionnels.
o Rédiger, mettre en forme et envoyer les courriers relevant de la D.A.M.
o Participer à l'organisation des réunions : convocations,

Savoir faire

- Compétences rédactionnelles : écriture, prise de note, retranscription

- Savoir être

- Capacité d'initiative, d'analyse et de présentation des problématiques et force de proposition

- Travail en équipe

- Organisation et rigueur, aptitude à gérer les priorités

- Réactivité/adaptabilité

- Diplomatie

Conditions d'accès au poste

Diplôme requis: Bac +2 gestion administrative

Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée :

- Expérience préalable dans un service de ressources humaines

- Expérience préalable en établissement de santé

- Connaissance des statuts des professionnels médicaux

• Travail en équipe
• Pro-activité
• Gestion des rendez-vous
• Facturation
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Formation du personnel
• Contrôle du budget
• Permanence téléphonique
• Force de proposition
• Réactivité
• Prise de note
• Rédaction de courriers