Secrétaire Volant en Espace Social de Proximité - Département de l'Indre H/F - 36

Le Département de l'INDRE recrute pour la Direction de la Prévention et du Développement Social, un(e) Secrétaire volant(e) en ESP (H/F).
Le/la secrétaire volant(e) est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du responsable du SASDL et sous la responsabilité fonctionnelle du responsable de l'ESP où l'agent est ponctuellement missionné.
Il/elle effectuera des remplacements de secrétariat au sein des Espaces Sociaux de Proximité sur l'ensemble du territoire du Département et apportera son concours au secrétariat du SASDL.

MISSIONS :

* Premier accueil du public en direct ou par téléphone,
* Recueil et première étude des demandes des usagers pour orientation et prise de rendez-vous,
* Dactylographie de différents documents (rapports sociaux, courriers, notes, tableaux statistiques, comptes rendus de commissions),
* Réalisation des saisies informatiques attachées au poste et mise à jour des bases de données nécessaires au fonctionnement de l'ESP,
* Gestion du courrier départ et arrivée,
* Organisation des différentes commissions internes (ordre du jour, invitations, compte-rendu...),
* Rédaction des courriers, des comptes rendus des réunions auxquelles il/elle participe et prend les notes,
* Mise à jour et suivi des dossiers et de la documentation interne,
* Gestion matérielle des locaux (ouverture et fermeture de l'accès aux publics, réservation de salles, mise à jour des panneaux d'affichage, rendre compte au responsable des problèmes matériels pouvant se poser),
* Suivi et gestion des fournitures et du matériel nécessaire au fonctionnement de l'ESP,
* Mise à jour de ses connaissances et participation à la formation continue.